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協(xié)同OA如何實(shí)施||OA新

閱讀：1275發(fā)布時(shí)間：2007-5-17

信息化建設(shè)過程中，協(xié)同辦公管理系統(tǒng)不如其它業(yè)務(wù)系統(tǒng)（如財(cái)務(wù)、ERP）在單位經(jīng)營中表現(xiàn)得非常緊要，核心在于協(xié)同辦公系統(tǒng)從誕生以來就是以管人為核心的系統(tǒng)，國內(nèi)所有機(jī)構(gòu)對管人問題的流程就來得不是那么規(guī)范，進(jìn)而導(dǎo)致在項(xiàng)目推廣過程中，不同的聲音居多，如覺得：實(shí)施辦公系統(tǒng)意義不大，實(shí)際的效益不多等等。

對與企業(yè)決策者來說，異樣的聲音多了，疑惑的加大導(dǎo)致相關(guān)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人，面臨更大壓力，項(xiàng)目失敗的可能性隨之而來。因此，在進(jìn)行協(xié)同辦公管理系統(tǒng)項(xiàng)目建設(shè)時(shí)，切莫輕視系統(tǒng)實(shí)施重要性、服務(wù)模式的改進(jìn)，任一環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，都會造成信息化建設(shè)鏈條的斷裂以及本項(xiàng)目的失敗。下文將筆者經(jīng)歷的協(xié)同辦公管理系統(tǒng)的實(shí)施策略進(jìn)行了總結(jié)；

1、成立項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)小組，從管理的角度促進(jìn)項(xiàng)目啟動

單位的領(lǐng)導(dǎo)帶頭使用，而且堅(jiān)持使用，系統(tǒng)必將被應(yīng)用起來；如果領(lǐng)導(dǎo)不使用或不堅(jiān)持使用，無論其他部門怎樣努力也將很難。協(xié)同辦公管理系統(tǒng)畢竟是“管人工程”，自上而下的管理關(guān)系，一把手的帶動和參與，是zui關(guān)鍵的，因?yàn)檫@是管人關(guān)系的。而現(xiàn)實(shí)中，部分領(lǐng)導(dǎo)，或許是由于年齡關(guān)系，或許是對管理工作方式的理念不同，對信息化管理手段的抵觸思想或多或少存在，所以成立項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)小組，形成制度，領(lǐng)導(dǎo)的帶頭參與是項(xiàng)目成功的起點(diǎn)，更是關(guān)鍵。當(dāng)然優(yōu)化系統(tǒng)性能，簡便化領(lǐng)導(dǎo)的審批使用步驟，設(shè)計(jì)領(lǐng)導(dǎo)功能，人性化的一些產(chǎn)品設(shè)施措施，也是消除領(lǐng)導(dǎo)抵觸心里的，提升領(lǐng)導(dǎo)參與度必須要考慮的。

2、制定分布實(shí)施計(jì)劃、因人而已

實(shí)施過程中，很多單位覺得，既然付了這么多錢，就一起多解決點(diǎn)問題，因而很多單位對協(xié)同辦公管理系統(tǒng)功能要求都是得比較多。然而，信息化建設(shè)是一個(gè)逐步推廣的過程，依次變革，讓多數(shù)人參與進(jìn)來，形成管理方式和管理習(xí)慣的認(rèn)同都需要一段過程，找一些常用的、必要的、易推廣的功能，以及一些相對簡單的工作流程作為初期實(shí)施功能。如郵件系統(tǒng)、公告、信息發(fā)布、文檔資料的*等信息發(fā)布性質(zhì)的功能、以及一些固定的工作管理流程等。至于相對復(fù)雜的需求如車輛管理、會議管理、資產(chǎn)管理、圖書管理、辦公用品管理、表單管理等，在多數(shù)人形成應(yīng)用意識，接受快的部分或者個(gè)人，可以再去使用，逐步調(diào)整和設(shè)置，這樣即減輕了員工的的心里壓力，又容易提高大家的參與度，做到管理軟件也可因人而已。

3、部門間的協(xié)調(diào)配合

協(xié)同辦公管理系統(tǒng)辦公自動化系統(tǒng)涉及單位各個(gè)部門、人員，面較廣，新的管理管理理念和模式融如，很大程度上改變了工作人員傳統(tǒng)的作業(yè)習(xí)慣，因此在推廣過程中，難免要遇到這樣或那樣的抵觸。高層領(lǐng)導(dǎo)必須與協(xié)同辦公管理系統(tǒng)的管理部門（尤其是行政部/辦公室）密切配合，制定使用協(xié)同辦公管理系統(tǒng)的規(guī)章制度，明文要求系統(tǒng)的使用，尤其要切斷非必要的傳統(tǒng)紙質(zhì)信息流轉(zhuǎn)形式。

4、前期準(zhǔn)備事關(guān)重要

建議有必要專門成立臨時(shí)組織，要求該主管積極參與，結(jié)合協(xié)同辦公管理系統(tǒng)廠商提供的資料要求，快速地、系統(tǒng)地完成數(shù)據(jù)整理工作，如組織結(jié)構(gòu)、流程、各種電子文檔資料等，這樣可以快速啟動系統(tǒng)的試運(yùn)行，并很大程度降低了系統(tǒng)推廣難度。

5、確定專門的系統(tǒng)管理員

系統(tǒng)管理員主要負(fù)責(zé)協(xié)同辦公軟件系統(tǒng)的系統(tǒng)初始化以及今后的系統(tǒng)維護(hù)，一般來說一個(gè)系統(tǒng)管理員就足夠，系統(tǒng)管理員一般都要計(jì)算機(jī)專業(yè)科班出身的人員才合適，系統(tǒng)管理員的責(zé)任心以及技術(shù)水平與今后協(xié)同辦公軟件的使用情況有直接關(guān)系。另系統(tǒng)管理員的離職交接工作一定要做好，否則新來的系統(tǒng)管理員不熟悉軟件情況，一切又要重新依賴協(xié)同辦公管理系統(tǒng)供應(yīng)商，這樣給單位帶來很大的被動，也給協(xié)同辦公管理系統(tǒng)廠商添加很多麻煩。

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