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會議預約管理系統(tǒng)方案概述一．項目背景在目前傳統(tǒng)會議室使用上，缺少統(tǒng)一的管理方法，會議室使用都經常會遇到以下問題：a.缺乏預約辦法，使用會議室只能靠碰運氣，或者在門口排隊等著
在目前傳統(tǒng)會議室使用上，缺少統(tǒng)一的管理方法，會議室使用都經常會遇到以下問題：
a.缺乏預約辦法，使用會議室只能靠碰運氣，或者在門口排隊等著；
b.會議室很多，但不知道哪一間空閑，只能一間間看過去；
c.事先定好的會議室，別人不知道，捷足先登，自己反而要等在門口了；
d.會議簽到情況不準確或存在代簽情況；
e.預約的會議室無法開門；
f.會議被打斷，不斷有人冒然闖入，就為了看看會議室是不是空閑。
由于目前許多大中型單位手工化管理會議室，各樓層的會議室空閑，預約情況不能及時得知。為了進一步規(guī)范會議室的使用和預約管理，避免資源的沖突。在會議預約管理系統(tǒng)中。用戶只需要通過互聯網或通過前端設備即可隨時了解每個會議室的當前狀態(tài)和預約情況，提高了會議室的使用率，節(jié)省會議組織者的時間。
因此，一套有管理有序、使用簡易、狀態(tài)明了的智能會議室管理系統(tǒng)應運而生。
概述：
通過會議預約系統(tǒng)，用戶可以通過電腦瀏覽器查詢所有會議室使用情況，并能夠預約處于空閑狀態(tài)的會議室。會議預約成功后，將以郵件或短信等方式通知參會人員。當會議即將開始前，將會議的相關信息，如會議主題、時間等信息顯示在會議室門口的小屏幕上。用戶到場后可進行掃碼簽到、短信簽到或人臉識別簽到，簽到情況準確返回后臺進行統(tǒng)計，如聯動了門禁系統(tǒng)，則簽到成功后可觸發(fā)門禁開門。
用戶登錄：用戶通過瀏覽器或公眾號預約入口訪問系統(tǒng)服務器。
系統(tǒng)首頁：系統(tǒng)以餅狀圖的方式展示當前所有會議室和會議門牌的使用情況、會議門牌、會議室綜合屏在線/離線情況，使用戶一目了然。
① 在外網云主機服務器已安裝好會議預約管理系統(tǒng)，支持0A系統(tǒng)對接，還可與人臉識別、門禁等第三方系統(tǒng)接口對接；
② 系統(tǒng)采用B/S架構，用戶可通過網頁方式登錄系統(tǒng)，進行查詢和預約等操作，也可在公眾號的預約入口登錄對會議室進行查詢或預約；
③ 在前臺、大廳等位置裝設綜合顯示屏，顯示會議室所有會議信息；
④ 在會議室門口，裝設會議室門牌，顯示該會議室所有預約信息；
（1）會議預約系統(tǒng)綜合顯示屏示意：
會議綜合顯示屏能顯示所有會議室預約信息，能分屏顯示其他內容，如視頻、圖片、時間、字幕等。
（2）會議預約管理系統(tǒng)會議室門口屏示意：
門牌屏顯示當前時間會議室狀態(tài)，會議室狀態(tài)分別有：空閑、會議即將開始、會議中、停用。
當前時間會議室無會議進行顯示空閑狀態(tài)節(jié)目；
當會議即將開始前，門牌顯示會議即將開始狀態(tài)節(jié)目；
當會議進行時，顯示當前會議的會議主題、會議時間等信息；
當會議結束后，自動切換到空閑狀態(tài)節(jié)目；
當會議室需暫停使用時，則顯示停用狀態(tài)節(jié)目。
查看自己預約的會議，包括所在會議室、開始時間、結束時間、主題、主講人、預約時間等信息。
可根據會議狀態(tài)（已結束、即將開始、會議中、已取消）、會議類型、會議室等條件進行篩選查詢。
查看已通過審核的會議。
查看已被管理員拒絕審核的會議。
在會議室預約功能中，系統(tǒng)支持在電腦瀏覽器登錄進行會議預約，也可以在手機端進行會議預約。
預約會議室可設置信息包括：會議開始結束時間，會議主題，參會人員等信息。
如會議室開啟審核選項，可對提交預約的會議進行審核，也可對已經進行預約的會議進行取消操作。
會議結束后，可查看和導出會議相關人員的簽到記錄。支持對會議列表導出生成excel文件。
支持添加新增會議室，對會議室進行修改名稱、可預約時間等編輯操作，可上傳修改會議室場景圖片，方便預約時查看會議室現場環(huán)境。如會議室需進行維護等原因可對會議室進行停用，停用后用戶無法對該會議室進行預約，待會議室啟用后，恢復預約功能。
當前沒有會議時，燈條和節(jié)目主題均顯示為綠色。
可自定義會議即將開始和簽到時間，默認為15分鐘，此時燈條和會議主題均為藍色。
當前時間為會議時間時，燈條和節(jié)目時間為紅色。
如因故會議時停用，燈條不亮，節(jié)目主題顯示為黑色，并顯示暫停使用。
系統(tǒng)提供豐富多樣的橫豎屏會議模板以及會議綜合屏模板，用戶可直接使用模板進行修改編輯，也可自行新建節(jié)目自定義編輯。
節(jié)目支持任意分屏，支持播放文本、圖片視頻、會議列表、時間日期、周、字幕等內容。用戶編輯完畢后，可以一鍵發(fā)布至對應門牌設備上顯示。
支持文件管理，可上傳圖片視頻素材，可通過輸入關鍵詞對素材進行搜索查詢。
支持對各間會議門牌和綜合屏進行管理。
查詢所有會議門牌，并查看對應的門牌信息?？娠@示當前會議室的會議信息和即將開始的會議狀態(tài)切換指示。
支持對會議門牌遠程控制，可遠程截圖、調節(jié)音量、關機、重啟、重置等。
查詢所有會議綜合屏信息，顯示所有會議室會議信息列表，可顯示公司logo、宣傳視頻圖片等內容。
支持對所有終端設備進行一對多統(tǒng)一管理。
設置終端設備定時開關機，如：早上9點開機，晚上7點關機。
a.會議室狀態(tài)統(tǒng)計
采用餅狀圖顯示當前會議室各種使用狀態(tài)數量比例。
b.會議室使用次數統(tǒng)計
顯示今日/昨日/近7天/近30天的會議室使用次數統(tǒng)計，統(tǒng)計數據可生成excel導出。
c.會議室預約次數統(tǒng)計
顯示今日/昨日/近7天/近30天的會議室預約次數統(tǒng)計，統(tǒng)計數據可生成excel導出。
d.會議室取消次數統(tǒng)計
顯示今日/昨日/近7天/近30天的會議室取消次數統(tǒng)計，統(tǒng)計數據可生成excel導出。
支持顯示用戶所有操作日志信息
新增、刪除、編輯子公司。
新增、刪除、編輯部門。
新增、刪除、編輯用戶，可管理用戶賬號、密碼、手機、、人臉照片等用戶信息。
新增、刪除、編輯角色，角色包含的權限可自定義選擇。
創(chuàng)建、管理外部人員信息（訪客）。
自定義設置會議即將開始時間和簽到時間，如將會議即將開始時間設置為10分鐘，簽到時間為5分鐘，則門牌在會議開始分鐘自動播放會議即將開始的節(jié)目且燈條顯示為藍色，在會議開始前五分鐘，可在，門牌上進行人臉簽到、掃碼簽到等操作。
支持在PC網頁端和手機端隨時隨地進行視頻會議。
支持多個參會人同時人臉識別簽到（終端需在較好的網絡環(huán)境下）。
支持設備離線人臉識別簽到，人臉簽到更快捷方便，采用國內人臉算法，有效杜絕打印照片、手機拍照等頭像進行惡意簽到。
簽到時間段內，使用微信掃一掃功能，掃描門牌的簽到二維碼完成簽到。
會議通知短信內包含簽到連接，在的時間、地點范圍內，可通過短信的鏈接進行會議簽到。
手機端登錄后臺，拍攝現場照片上傳完成簽到。
a.短信通知（付費）
會議預約成功/取消后，根據系統(tǒng)中的用戶信息填寫的，通過短信方式通知會議相關參會人員。
b.郵件通知
會議預約成功/取消后，根據系統(tǒng)中的用戶信息填寫的電子，通過電子郵件方式通知會議相關參會人員。
c.微信公眾號
會議預約成功/取消后，通過微信公眾號推送相關信息給相關參會人員微信上。
d.釘釘通知
通過對接釘釘智能會議室功能，將會議通知發(fā)送給相關參會人員釘釘賬號中。
會議門牌支持顯示當前會議室信息，包括會議主題、會議時間、主持人等內容。
會議綜合屏支持顯示所有會議室會議信息、可播放顯示公司logo、宣傳片、公告圖片等內容，實現一屏多用。
免費對接釘釘智能會議室功能
提供會議預約系統(tǒng)API接口給OA系統(tǒng)調用。
通過RS485接口對接門禁系統(tǒng)，實現參會人員簽到成功后，自動開門功能。
當會議室即將進入到會議開始狀態(tài)后，開啟會議室相關設備，如燈光、投影、空調、自動窗簾等。
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