智慧機關(guān)是當今世界經(jīng)濟和社會發(fā)展的必然趨勢，其依托物聯(lián)網(wǎng)、云計算、大數(shù)據(jù)分析、移動互聯(lián)網(wǎng)等新一代信息技術(shù)，打造了集行政管理、指揮決策、行政服務三位一體的服務體系。
其中包括出入考勤、車輛管理、人員信息管理、訪客管理、住宿管理、手機APP辦公、電子盤餐支付、補助發(fā)放、會議簽到、電梯控制、自助洗衣、智能充電、智能繳費、班車收費系統(tǒng)、行為軌跡分析、營養(yǎng)膳食分析等一系列功能的“智慧通行、智慧交易、智慧管理、智慧金融”，建設服務型電子政府，實現(xiàn)整個組織的協(xié)同辦公。
智慧機關(guān)管理系統(tǒng)的明顯特征是能夠在錯綜復雜的信息中，迅速匯總、分析、歸納，提供出用戶需要的信息。如新開普積極打造的政府一卡通系統(tǒng)，可以延續(xù)日常在線充值、點餐、預約、評價等方面的生活習慣減少排隊時間，還能形成資金沉淀及膳食分析。在安防系統(tǒng)中植入人臉識別技術(shù)，可以在人群進出時快速鎖定敏感人物，對行為異常人員、黑名單人員報警提醒，不僅滿足了管理需求，也方便了員工生活，實現(xiàn)了從慢到快的提速。
在控制成本方面可以體會到工作人員效率、準確率明顯上升。如餐廳工作人員不用手工計算、手工查找現(xiàn)金，還可以提前預知訂購信息合理安排規(guī)劃工作，政府一卡通后臺也能自動統(tǒng)計分析用餐數(shù)量、消費數(shù)據(jù)金額、庫存、高峰期等。對于人員管理、考勤管理、會議簽到、文件打印、薪資結(jié)算、數(shù)據(jù)分析、福利補助與發(fā)放等都實現(xiàn)了從傳統(tǒng)手工模式向數(shù)字化、網(wǎng)絡化、科學化的方向轉(zhuǎn)變，提高了辦公效率、用戶接待率，降低了辦公成本、勞動強度，起到了智能、減員增效、綠色環(huán)保的作用。
而且在人員專業(yè)化、智能決策等方面也有著非常突出的優(yōu)勢。比如可以將人員的照片、部門、類別、學歷、姓名、性別等信息全部存入計算機數(shù)據(jù)庫中，便于生成個人檔案，再根據(jù)崗前培訓、自我能力提升、所做貢獻、后期教育培訓等方面讓升職、加薪時有據(jù)可依，整體公務員技能也得到大幅度上升。智慧機關(guān)系統(tǒng)公用文件庫、信息庫、人事檔案庫、資料庫、工作流程均采用電子起草、傳閱、審批、會簽、簽發(fā)、歸檔等電子化流轉(zhuǎn)方式，滿足了異地管理、聯(lián)合辦公、移動辦公、遠程辦公的需要，同時讓各類數(shù)據(jù)有了更加直觀的展示，實現(xiàn)智能決策。
智慧機關(guān)是推動我國國民經(jīng)濟信息化的關(guān)鍵，是實現(xiàn)機關(guān)內(nèi)部各級部門之間以及機關(guān)內(nèi)外部之間辦公信息的收集與處理、流動與共享、實現(xiàn)科學決策的重要手段，具有轉(zhuǎn)變政府職能，改進管理方式，推行電子政務，提高行政效率，降低行政成本的戰(zhàn)略意義。
